杉山夏子のメルマガ第29号「ファイリング得意ですか?」

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ファイリング得意ですか?
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杉山さんは、書類や資料の整理ってどうされていますか?

私生活の中でも様々な書類がありますが
こと仕事に関しては、うっかりすると
机の上に山ができてしまいます。

私、前職は秘書でした。
秘書というとファイリングも大得意と思われそうですが・・・

確かにその頃は、仕事ですから、やりましたが。

でも、どうも自分の事になると、
貯め込み症候群におちいります。笑

ファイリングもあまり細かく分類すると
アバウトな性格の私には、めんどくさくて
最初だけ頑張る!みたいになってしまいます。

ですから、ファイリングは簡単で長続きして
後から書類を見つけやすい
というのが一番のポイントです。

書類を捜す時間もチリも積もればで
すごいロスタイムですから。

そこで、作業効率がよくなるように
机をきれいに片づけたい!と思い
上手い方法はないものかと探していたのですが

やっと、私でも取り入れられそうという物を見つけました。

医学博士の方が書いた本なんですが。

皆さんの中にも、もしかして同じ様に困っている方がいるかもしれませんので
どういう方法か、アバウトに説明しますね。

簡単に言うと
今やっている案件をテーマごとに事務用の大型封筒(角型2号封筒)に
ほうりこんで机にブックエンドでたてて整理するという方法です。

ファイリングというか、えらい簡単な・・・

でも、そもそもファイリングの定義は
「書類や資料、新聞・雑誌の切り抜きなどを、業務に役立つように分類・整理すること。」
ですから、いいんです。

封筒にテーマファイル名を書いておき、その中に何でもいれちゃいます。
小冊子でもDVDでも。。

そして毎回使った物が一番左端にくるようにしておきます。
それによって、あまり使わないものが右端に押しやられていく仕組みです。

机の上に立てておく容量も限られていますので
封筒がたまっていっぱいになったら、一番右端にきた封筒を
そこから外して、どうするか判断します。

いらないと思えば、ゴミ箱行きで、保存しておくものは
そのままキャビネットに移します。

そしてキャビネットでは、50音順に管理するんですが

1つの封筒にメインテーマファイル名とサブファイル名の2つの
名前を書いて管理します。(最初に思いついた名前をつけるのが
後で一番思いだしやすいそうです。)

パンチ穴も必要ない、本当に簡単な方法なんです。
探す時は、記憶の名前を頼りにキャビネットを当たると
そんなに時間はかからずに、見つかるという仕組みです。

もっと詳しい方法が知りたい人は、是非本を読んでみて下さいね。

『魔法のように片づく!見つかる!
ファイルの技術』

刑部 恒男

私も早速試してみました。

机の上に積み重なった
現在進行形の書類も綺麗に片づきました。

すっきりです。
超簡単ですから。笑

自分で言うのもなんですが
私の長所?は、いいと思ったものは
すぐに実践して取り入れる所でしょうか?

すごくコストがかかるものは簡単に導入は
できませんが、そうでないのなら
積極的にチャレンジします。

何といっても、ファイル買うより封筒安いし。

見たり聞いたりして
いいと思った事は、やってみないと損!
と思ってしまいます・・・

もちろん
やってみて合わなきゃ、やめればいいだけの話ですから。

もし、私のように大雑把な方には
試してみる価値アリの方法です。

それと、ファイリングの事を書いていて
思いだしました。

これはファイリング方法というより、
マーケティングに利用する為のファイリングについてですが。

恩師のメルマガを読んで、

「これはいい!」
と私がまたまた取り入れた方法をお教えいたします。

自分がチラシやDM、セールスレターを作りたいと思った時に、

何かお手本となるものがないと、どこから手をつけていいのか
わからなくなりませんか?

私も白紙の状態から考えようとしても
手が止まってしまいます。

そんな時には、多くの事例があると
とてもありがたい。

だから、普段から「自分がこれは!」と思ったチラシやDM、セールスレターなど
広告媒体も、とりあえずファイリングして取っておくんです。

毎日たくさん送られてきますよね?

そしていざ、自分が広告を作る時に参考にさせてもらいます。

ゼロから物を作りだすのは、とても骨が折れる事だと思いますが、
今あるものをアレンジするのは、そんなに大変な事ではないですから。

色んな物のいい所取りしてアレンジすれば
全然違う物ができるかもしれないですし。

アレンジは、とても楽しい作業になります。

私もよくサイトのデザインや仕組みで、いいなあと思ったものは
少しアレンジして取り入れさせて頂いています。

ですから、その情報のもとになる資料は、ファイリングして捨てずにとっておくと
とても役立つ事例集として生かせます。

もちろん、そのファイリングも、
できるだけ簡単にというのが、ポイントです。

今までは、とりあえず穴をあけて、バンバン閉じてましたけど
これからは、封筒にほうりこむだけですみます。

超楽チンですね。

杉山さんも、ご自分の仕事に生かせるファイリング方法を
みつけてみて下さいね。

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