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メールチェックに時間を取られていませんか?
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あなたは、メールチェックってどうされていますか?

私つい先日まで、メールの処理にすごく時間が
かかってしまっていました。

どういう事かと言うと
別の仕事をしている時でも
時々メールボックスをチェックしてました。

メールが来ていたら、なるべく早く返そう!
と思っていたのですが

これはとても非効率な事だと気が付きました。
気が付くの遅すぎ!と言われそうですが・・・(笑)

メールを度々チェックすると
進行中の仕事の集中が途切れるというのもありますが

いくらチェックだけしても、
この件に関しては、返信に少し時間がかかりそうなので、
後でしようと思う事、これが曲者です。

これって、大した時間でもないように感じますが
トータルするとすごい時間の無駄なんです。

なぜなら、時間ができて返信するときに、
もう一度同じメールを読む事になるからです。

そしてメールを読むのも、まだ2回ならともかく、
3~4回と読んで
「あ~、そろそろこれにも返答しないと・・・」
みたいになると、もっと最悪です。

メールは読んだらすぐ処理するのが基本です。

返信せずに保留しておくのは、返信メールを
書くのに時間がかかるとわかっているからです。

ですから、そのようなメールを処理する時間のない時に、
メールを見てはいけないということです。

これをするだけで、同じメールを何度も読んだりしないで
済む事になりますので、仕事時間が効率化されます。

そのためにはメールチェックの時間は決めておいた方がいいのです。
そして、その時間にやることリストに入れておけば完璧です。

通常であれば、メールは時間を決めて1日2回程度。
忙しい人は1回でもいいかもです。

そして、メールを見たら1度で返信するなり、処理をする事。
返信したら削除が基本です。

もしくは、別フォルダにいれて保存です。

要は受信フォルダをメールチェックの時間に
空っぽにするのが基本です。

実際メールチェックを、1日2回にしても、
そんなに緊急に、すぐメールを返信しなければならない事なんて
めったにありませんから、全く問題ありません。

そんなの常識だよとも言われそうですが
まだメールの処理に時間がかかっている方は
是非お試しくださいね。